Adalah suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses
management, dimana berhubungan dengan penggolongan secara langsung
untuk melakukan pemilihan distribusi atau disposisi dari record yang
perlu disimpan maupun record yang harus dimusnahkan.
Record juga perlu di golong-golongkan, hal ini dilakukan untuk
mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu
record akan di simpan dan dimusnahkan, berikut adalah penggolongan
record – recordnya :
Atau bisa di sebut dengan ‘record tidak penting’, record ini
ditujukan pada surat – surat catatan – catatan atau laporan – laporan
atau nota – nota, atau slip – slip pendaftaran pegawai,dll yang hanya
digunakan dalam waktu singkat atau bahkan hanya beberapa menit saja.
Atau dapat disimpulkan ‘record yang dapat dimanfaatkan’.
Disini record tersebut tidak berfungsi secara jangka panjang, dan
memiliki masa expired, dan akan berguna pada saat masa expired belum
tercapai. Jika sudah expired, maka record ini dapat dimusnahkan, record
– record yang di maksud adalah :
- Surat Undangan
- Dokumen periodic
- Surat keterangan ijin sakit
- Surat dinas cabang perusahaan.
- Important
Atau bisa disebut ‘record yang penting’. Biasanya mempunyai
jangka waktu reltive lama (hingga 4 sampai 5 tahun), dan record ini
perlu peninjauan secara terus menerus. Yang termasuk dalam record ini
adalah :
- Dokumen penjualan
- Laporan keuangan
- Wesel tagih, dll
- Vital
Atau record sangat penting, record ini tidak akan
dimusanahkan mengingat fungsi primary dari record ini. Bisa dibilang
record ini adalah record hidupmatinya perusahaan karena memang
diperlukan sampai perusahaan itu bangkrut. Berikut adalah record –
record yang dimaksud :
- Surat akte pendirian perusahaan
- Surat perjanjian kontrak
- Surat asuransi
- Surat hak milik perusahaan, dll.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar