Record Retention Schedule

Adalah suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses management, dimana berhubungan dengan penggolongan secara langsung untuk melakukan pemilihan distribusi atau disposisi dari record yang perlu disimpan maupun record yang harus dimusnahkan.
Record juga perlu di golong-golongkan, hal ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record akan di simpan dan dimusnahkan, berikut adalah penggolongan record – recordnya :

• Non Essential

Atau bisa di sebut dengan ‘record tidak penting’, record ini ditujukan pada surat – surat catatan – catatan atau laporan – laporan atau nota – nota, atau slip – slip pendaftaran pegawai,dll yang hanya digunakan dalam waktu singkat atau bahkan hanya beberapa menit saja.

• Helpful

Atau dapat disimpulkan ‘record yang dapat dimanfaatkan’. Disini record tersebut tidak berfungsi secara jangka panjang, dan memiliki masa expired, dan akan berguna pada saat masa expired belum tercapai. Jika sudah expired, maka record ini dapat dimusnahkan, record – record yang di maksud adalah :

• Surat Undangan
• Dokumen periodic
• Surat keterangan ijin sakit
• Surat dinas cabang perusahaan.
• Important

Atau bisa disebut ‘record yang penting’. Biasanya mempunyai jangka waktu reltive lama (hingga 4 sampai 5 tahun), dan record ini perlu peninjauan secara terus menerus. Yang termasuk dalam record ini adalah :

• Dokumen penjualan
• Laporan keuangan
• Wesel tagih, dll
• Vital

Atau record sangat penting, record ini tidak akan dimusanahkan mengingat fungsi primary dari record ini. Bisa dibilang record ini adalah record hidupmatinya perusahaan karena memang diperlukan sampai perusahaan itu bangkrut. Berikut adalah record – record yang dimaksud :

• Surat akte pendirian perusahaan
• Surat perjanjian kontrak
• Surat asuransi
• Surat hak milik perusahaan, dll.

Filing

Pengertian Filing
 

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat – surat, catatan – catatan, perhitungan – perhitungan, grafik – grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat – tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.
Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu – waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.
FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu – waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.
FILING yang dibuat setepat – tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS
Papers tersebut antara lain :
- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat hutang
- Surat asuransi
- Surat penjualan barang
- Surat pengiriman barang dll

Penyusunan Papers ke dalam File
 

Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

1. system penyusunan papers menurut abjad

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya
b. Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.

2. system penyusunan papers menurut subyek
Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata –mata abjadnya saja.

3. system penyusunan papers menurut nomor
Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file – file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian – bagian yang berbeda) dari masing – masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat – surat berharga lainnya.

4. system penyusunan papers menurut daerah
File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. system penyusunan papers menurut waktu
Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

Perkembangan Penyimpanan Data
 

Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu – waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik computer dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakannya mesin – mesin electronic data processing, pita suara, laser disc, compact disc dsb.
Ada batas – batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau diperlukan surat – surat tertentu kita masukkan kedalam suatu file.
Kebijaksanaan tersebut yaitu maslah bagaimana penerapan suatu system filing benar – benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papaers dapat kita pelajari dalam kebijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran
pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi
tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putusputus
melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan
itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin
berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.



















Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu
jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah
komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi
menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

Unsur unsur komunikasi dalam organisasi antara lain :

1. Komuniakator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.
2. Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.
3. Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.
4. Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita.
5. Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi. Kelima unsure komunikasi tersebut (Komuniakator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsure tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsure tersebut.

Menyalurkan ide melalui komunikasi

  Dalam berkomunikasi harus ada si pengirim dan si penerima berita. Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kasang tidak begitu mudah. Adapun tahap-tahapan tersebut bisa digambarkan sebagai berikut :

Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja

Mengapa tata kerja, system kerja maupun prosedur kerja merupakan satu kesatuan yang bulat, jelaskan secara singkat!

 ketiga – tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu.
Jelaskan perbedaan pengertian antara tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja. Dari ketiga kergiatan tersebut menurut saudara
mana yang paling penting?

Tata kerja
merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bias mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur
merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem
merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Sebutkan prinsip – prinsip yang harus dipakai dalam penggunaan tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja. Apa kegunaan prinsip – prinsip tersebut bagi pelaksanaan kegiatan ketiga hal tersebut. Tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja harus disusun dengan memperharikan segi – segi tujuan, fasilitas, peralatan material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam,dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
Untuk mempersiapkan hal – hal itu dengan setepat – tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap – tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul – betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseuruhannya menuju kea rah satu tujuan.Dan tiap – tiap tahap itu harus betul – betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud. Harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas..

Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan teknologi, jadi haru dijaaga updateednessnya.
Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda – tanda atau symbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat – tepatnya. Untuk menjamin tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang setepat – tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals ) tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan.

Mengapa dalam tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja harus selalu disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Jelaskan dan beri contoh!

Stabilitas

 maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.

Fleksibilitas

artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.
Contoh : Salah seoerang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.Jelaskan pengertian updateness suatu penyusunan system, prosedur dan tata kerja!

Bahwa tata kerja, system kerja, dan prosedur kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan jaman dan teknologi.

sumber : http://beebobie.blogspot.com/2009/12/tata-kerja-prosedur-kerja-dan-sistem.html